کنگره های پزشکی و نمایشگاهها باید جدی تلقی شوند.

با به حال در یک کنگره پزشکی یا نمایشگاه شرکت کرده اید؟ چه به عنوان نماینده علمی، چه مدیر و چه بازدید کننده. شاید این مطلب در مورد سایر نمایشگاهها نیز صدق داشته باشد، اما مسلما در حوزه تخصص من نیست.

هفته گذشته نمایشگاه ایران هلث 1401 برگزار شد. این نمایشگاه در محل دائمی نمایشگاه‌های بین‌المللی تهران تشکیل‌شده بود. تعداد زیادی از شرکت‌ها در این نمایشگاه شرکت داشتند که اغلب با هدف ارائه محصولات و خدمات جدید خود بعد از پایان پاندمی کرونا در آن شرکت کرده بودند. در این کنگره من به‌عنوان بازدیدکننده شرکت کرده بودم. دیدن غرفه‌هایی که با حضور نمایندگان علمی شرکت‌های مختلف ترتیب داده‌شده بود، مرا به فکر فرو برد. به یاد زمان‌هایی افتادم که چه به‌عنوان نماینده علمی و چه مدیر مجموعه در کنگره و نمایشگاه‌های مختلف شرکت کرده بودم. به یاد نگرانی‌ها و دغدغه‌های خودم به‌عنوان برگزارکننده افتادم و الآن وقت آن بود که از دید مشتری به این غرفه‌ها نگاه کنم.

کنگره‌ها و نمایشگاه‌ها یکی از مکان‌های بسیار مهم و اساسی برای ملاقات پزشکان و مشتریان ما هستند. عموماً در هر کنگره  و کنفرانس پزشکی تعداد زیادی از پزشکان و مشتریان ما که می‌توانند تصمیمات مهمی در خصوص تجویز محصول ما بگیرند شرکت می‌کنند. طول مدت‌زمان هر کنگره پزشکی، بسته به شرایط مختلف از دو روز تا چهار روز متغیر است. در این زمان تعداد زیادی از پزشکان از سرتاسر ایران و در کنگره‌های بین‌المللی، سرتاسر جهان به محل کنگره می‌آیند تا در جریان آخرین اخبار فیلدی که در آن مشغول به کار هستند قرار گیرند.

در این مقاله سعی دارم برخی از اشتباهات رایج در محل غرفه‌ها را که از دید مشتری پنهان نمی‌ماند، ارائه کنم:

استفاده از تلفن همراه در کنگره پزشکی فقط در زمان ضرورت مجاز است.

محیط کنگره پزشکی اجتماعی و متقابل است در این فضا باید حداکثر تلاش خود را برای استفاده از فضای کنگره داشته باشیم. وجود موبایل که مسلماً یکی از عوامل حواس‌پرتی عمده همه ماست، می‌تواند ضررهای جبران‌ناپذیری به شرکت ما بزند این سناریو یکی از سناریوهای است که بارها در زمان برگزاری کنگره‌های پزشکی شاهد آن بوده‌ایم:

نماینده علمی پشت کانتر شرکت خود نشسته و مشغول بازی با موبایل و یا حرف زدن با آن آیا حضور در شبکه‌های اجتماعی است. پزشک / پرستار از جلو غرفه رد شده و درصورتی‌که استند مقالات یا کاتالوگ داشته باشیم، آن‌ها را ورق می‌زند.

تمام پزشکان افراد برونگرایی نیستند و بسیاری از آن‌ها خجالت می‌کشند که به سمت ما آمده و با ما صحبت را آغاز کنند. حتی اگر مشتری محصولات ما را جالب و جذاب بداند، مشاهده یک نماینده علمی که سرگرم بازی با موبایل خود است، کاملاً او را نسبت به برقراری ارتباط با شرکت و غرفه ما بی‌انگیزه می‌کند.

لذا به کلیه سرپرستان و مدیران پیشنهاد می‌کنم که حتماً از نمایندگان علمی درخواست کنند تلفن‌های همراه خود را در حالت پرواز قرار داده و درصورتی‌که منتظر تماس ضروری از سوی یکی از مشتریان یا پزشکان خود هستند، تلفن را در فاصله‌ای قرار دهند که حواسشان هرلحظه به آن پرت نشود. حضور در کنگره پزشکی و نمایشگاه فرصت غنیمتی برای ملاقات رودررو با پزشکان و ایجاد رابطه‌ای دوستانه و صمیمانه خارج از محیط کاری ایشان می‌باشد.

  • بی‌حرکت نشستن روی صندلی

به‌صورت کلی توصیه می‌شود هیچ‌گونه وسیله‌ای برای نشستن پشت کانتر غرفه در کنگره‌های پزشکی و نمایشگاه‌های بین‌المللی وجود نداشته باشد. برخی شرکت‌های بین‌المللی پا را از این هم فراتر گذاشته و تنها یک بخش وی آی پی برای مشتریان خاص خود دارند و در هیچ کجای دیگر از غرفه صندلی و یا محلی برای نشستن تعبیه نمی‌شود. دلیل آن است که علاوه بر آنکه صندلی فضای زیادی از غرفه را اشغال می‌کند، عبور از مقابل یک غرفه و مشاهده تعداد زیادی از نمایندگان علمی که بر روی صندلی‌های غرفه نشسته‌اند و ظاهراً هیچ کاری انجام نمی‌دهند؛ تصویر جالبی ایجاد نمی‌کند.

مسلماً قابل‌درک است که زمانی که همکاران مدتی پشت استند قرار می‌گیرند خسته شده و دچار ناراحتی در ناحیه پاهای خود شوند خصوصاً که به عموم پیشنهاد می‌شود در زمان برگزاری کنگره پزشکی و غرفه‌ها افراد با کفش‌های رسمی (کفش پاشنه‌دار برای خانم‌ها و کفش‌های رسمی مجلسی مردانه برای آقایان) در محل غرفه حضور داشته باشند. بهترین راهکار برای از بین بردن این ناراحتی‌ها تعویض مداوم و منظم میان نمایندگان علمی است؛ به‌طوری‌که علاوه بر آنکه پشت کانتر خیلی شلوغ نمی‌شود، افراد نیز این امکان را پیدا می‌کنند به‌راحتی بتوانند با فرد پشت کانتر ارتباط برقرار کند.

در هر کنگره پزشکی و نمایشگاه یک نفر باید پشت کانتر در همه حال حضور داشته باشد.

  • پریدن وسط حرف همکار

این سناریو را تصور کنید:

شما پشت کانتر مربوط به شرکت خود ایستاده‌اید. یکی از همکاران شما نیز در کنار شما حضور دارد. آقا / خانم دکتر الف به سمت شما می‌آیند و از شما می‌خواهند که مطلبی را در مورد محصولات را برایشان بازگو کنید. شما شروع به صحبت می‌کنید و زمانی که در وسط ارائه خود هستید، همکار شما ناگهان شروع به صحبت کرده؛ صحبت‌های شما را تکمیل می‌کند. چه احساسی به شما دست می‌دهد؟

واقعیت آن است که یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که بارها و بارها در کنگره‌های  پزشکی و نمایشگاه‌های برگزارشده مشاهده کرده‌ام، مشکل بالاست. پریدن وسط حرف همکار چه این همکار در رده‌بالاتر از شما قرار دارد، هم‌سطح با شماست و یا حتی در رده پایین‌تر از شما قرار دارد؛ موجب می‌شود که اعتبار شرکت به‌صورت کامل خدشه‌دار گردد. بهترین راه آن است که هرکدام از افراد به‌تنهایی با یک مشتری صحبت کنند و درصورتی‌که نیاز به راهنمایی داشتند از مدیر و یا همکار خود بخواهند که توضیحات بیشتری به مشتری ارائه کند. دقت داشته باشیم که حتی اگر همکار ما حرف اشتباهی می‌زند، پریدن وسط حرف او نه‌تنها اشتباه را تصحیح نمی‌کند بلکه به‌شدت بر روی ذهنیت پزشک و مشتری مقابل ما تأثیر داشته و کلیت محصول و اعتبار شرکت ما را از میان می‌برد

  • آماده نبودن محتوای هدیه

در بسیاری از موارد، وقتی در یک کنگره آموزش پزشکی شرکت می‌کنیم؛ پکیج‌های حاوی پروموشنال متریال و یا هدیه از جانب کمپانی برای مشتریان تهیه می‌شود. اغلب این پکیج‌ها حاوی چند بروشور و کاتالوگ و قلم و یک هدیه کوچک به‌عنوان یاد آورنده هستند. قرار دادن این اقلام در پکیج اغلب وقت زیادی از نیروهای شرکت و به‌خصوص نمایندگان علمی می‌گیرد. بسیاری از شرکت‌ها این اقلام را از قبل در پکیج‌ها قرار می‌دهند و سپس در زمان کنگره پزشکی در اختیار پزشک می‌گذارند. تصور کنید که همکار ما پکیج‌های اولیه خود را تمام کرده و درحالی‌که چندین مشتری اطراف کانتر ایستاده‌اند، در حال تهیه این پکیج‌هاست. به‌جرئت می‌توانم بگویم این صحنه یکی از صحنه‌هایی است که در هیچ کنگره پزشکی و نمایشگاهی نباید دیده شود. کافی است که تخمین نسبتاً مناسبی از تعداد پکیج‌های آماده داشته باشیم. پیش از آنکه یک‌چهارم انتهایی این پکیج‌ها به مصرف برسند اقدام به آماده‌سازی تعدادی دیگر نمایید. برای این کار کافی است یکی از نمایندگان علمی پشت کانتر حضور داشته و نماینده علمی دیگر و یکی از سایر همکارانی که در غرفه حضور دارند، پکیج‌ها را آماده‌سازی کنند. درصورتی‌که غرفه بسیار کوچک بوده و یا تنها یک نفر در غرفه حضور دارد، این کار حتماً باید از قبل یا در ساعات اولیه صبح پیش از آنکه مشتریان سر برسند انجام شود. درهرصورت آماده‌سازی پکیج‌های حاوی هدایا نباید در زمان حضور مشتری در غرفه انجام شود.

  • لیست طولانی از اطلاعات مورد نیاز ثبت‌نام

اگر به کنگره‌های پزشکی مراجعه کرده باشید کافی است ست روی میز کانتر مقابل هر غرفه را نگاهی بیندازید. اغلب شرکت‌ها یک لیست ثبت‌نام بر روی میز خود دارند که از آن برای ارتباط با مشتریانشان استفاده می‌کنند. در آخر این برنامه‌ای که حضور داشتم (نمایشگاه عرب هلث ۱۴۰۱) برخی از این لیست‌ها به‌قدری طولانی و با جزئیات بودند که به‌عنوان مشتری تصمیم می‌گرفتم با سرعت از کنار غرفه رد شوم و نهایتاً به دادن نام و شماره همراه اکتفا می‌کردم و حتی برای شنیدن سخنان نماینده علمی صبر هم نمی‌کردم.

لیست ثبت‌نامی کنگره پزشکی باید کوتاه‌ترین لیست ممکن بوده و در آن حتماً به ازای اطلاعاتی که از مشتری دریافت می‌کنیم چیزی برای ارائه داشته باشیم. منظور من صرفاً هدایا نیستند؛ بلکه ما نیز گزیده‌ای از اطلاعات خود را به‌صورت مکتوب در قالب کارت به مشتری ارائه دهیم. منظورم فقط کارت ویزیت نیست؛ کارتی است که روی آن یک یا دو عنوان وجود داشته باشد. به‌طور مثال می‌توانید کارت‌هایی طراحی کنید که بر روی آن آدرس وب‌سایت شرکت، راه دسترسی به یک یا دو هدیه از طریق شرکت وجود داشته باشد. این هدایا می‌توانند یک کتاب صوتی خوب و یا حتی یک مقاله در حوزه تخصصی پزشک موردنظر باشد. با ارائه این کارت می‌توانیم از پزشک بخواهیم وب‌سایت شرکت ما سرزده و اطلاعات بیشتری از خود در فرم طراحی‌شده در لندینگ پیج شرکت ما قرار دهد. بهترین راه برای گرفتن اطلاعات موردنیازمان طراحی بازی است که مشتریان را خسته و دل‌زده نکند

  • استفاده از ظاهر نامتعارف در کنگره پزشکی

اگر در کنگره‌های متعدد داخلی و بین‌المللی شرکت کرده باشید، متوجه می‌شوید که در تمام این کنگره‌های پزشکی نورم مشخصی از پوشش و ظاهر وجود دارد. به‌طوری‌که اغلب آقایان با کت‌وشلوار رسمی و خانم‌ها بسته به نوع کنگره  پزشکی با لباس‌های رسمی شناخته‌شده ظاهر می‌شوند. حال تصور کنید که شما به‌عنوان نماینده علمی تصمیم بگیرید ظاهری متفاوت و یا نامعمول داشته باشید. باید اذعان کنم که شاید در ابتدا برخی از افراد به دلیل ظاهر نامعمول شما، جذب غرفه شما شوند اما درنهایت همان افراد نیز به‌عنوان غرفه شما نگاه نکرده و شرکت شما را به‌اندازه کافی حرفه‌ای نمی‌دانند.

تلاش برای ارائه مطالب عالی، رفتار حرفه‌ای، ارائه سرگرمی‌هایی برای افرادی که به غرفه سر می‌زنند و به‌نوعی گیمیفیکیشن در فرایند آشنایی با شرکت شما به افراد کمک می‌کند که هر چه بیشتر شما را به ذهن سپرده و تلاش کنند رابطه بهتری با شما و شرکت شما برقرار سازند

درنهایت باید توجه داشته باشیم که هدف از برگزاری کنگره‌ها ارتباط رودررو با مشتریان است لذا هر چه این سطح تماس بیشتر شود شرکت شما در برگزاری کنگره پزشکی موفق‌تر خواهد بود.

شاید این مطلب هم برایتان جالب باشد:
مدرپ یا نماینده علمی در بازاریابی دارویی و تجهیزات پزشکی

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *